ניהול זמן חכם לבעלות עסקים: שיפור תקשורת עם לקוחות באמצעות כלים בסיסיים שיעזרו לך לנהל טוב יותר את הזמן שלך ולהציב גבולות ברורים. מקיצורי מקלדת וסימון נסיעות ביומן ועד יצירת אוטומציות פשוטות ותשובות מוכנות מראש.
בכל פעם שהיינו מתקשרים לאבא שלי עם שאלות על איך להפעיל משהו הוא היה עונה את אותה התשובה: RTFM. שזה קיצור של: Read the fucking Manual.
מתברר שקראתי. כשאני עובדת עם אפליקציות או תוכנות מתוחכמות, אני נהנית ללמוד אותן קצת, והיום אני שמחה לשתף איתך כמה דברים קטנים ומגניבים שלמדתי על יומן גוגל ועל ג'ימייל.
יומן גוגל הוא הדבר הראשון שאני פותחת בבוקר. בחודשים האחרונים אני מצליחה לארגן את המשימות שלי באופן נינוח יותר, ויש לזה קשר גם לשליטה שלי בכלים הטכניים. בחלק מהם אני משתמשת כדי לכתוב לך את הפוסט הזה עצמו.
תמצאו כאן הסברים בצילומי מסך וסרטוני וידאו, וגם בלינק לתוסף "טנגו", אותו הכרתי בבלוג של אפרת אייל.
אלו הנושאים שעליהם אפרט, אם תרצו לקפוץ ישר אליהם לחצו על הכותרת:
- מחשבות על סידור הזמן ביומן גוגל – כי הכל מתחיל בבית
- שינוי העדפות צפיה ביומן גוגל – מהמיקרו למקרו
- סדר היום במייל והוספת נסיעות – לתכנן מראש בקלות
- כתיבת שורת נושא למייל
- תזמון מיילים – למה לכתוב היום את מה שאפשר לשלוח מחר
- אוטומציות ותגיות למיילים – בלי ללכת לאיבוד
- הכנת טמפלייטים מוכנים מראש לתשובות -שוב הנודניק הזה?
להתחיל הכי איטי שלך ולאט לאט להוריד - על ניהול זמן בחיים נמרצים מדי
בגדול שני הטיפים שלי לניהול זמן הם אלו:
- לא
- פחות
זהו. שיפור שתי המיומנויות האלו ישנה את החיים שלך. לדעת למה להגיד לא ולהתחיל להגיד יותר מזה (אפשר שוב להאזין לפרק בו התארחתי אצל יהודית כץ על איך להגיד לא), ופחות – כלומר לקחת על עצמי פחות מכל דבר. מאז שלמדתי קצת אצל הקרציה מפולניה אני יותר מודעת לנטיה האנושית "לעגל למטה" כל דבר ולחשוב שדברים קטנים לוקחים מעט זמן.
מצחיק, כי הלקוחות שלנו חושבים ככה כל הזמן וזה מעצבן אותנו. שכל דבר לוקח "רק כמה דקות". אז זהו, שהוא לא. ומתברר שגם אנחנו נוטות לחשוב כך על הזמן שלנו.
הזמן שלי הוא העסק (העצמאי) שלי - הפרטי לפני העסקי
עד לא מזמן ניהלתי יומן כדי להסדיר את העבודה – כדי לסמן פגישות וקורסים ומשימות בעבודה, ורוב הזמן האישי פשוט נדרס.
הנה שתי דוגמאות: טיולים עם כרמן וארוחות צהריים. כשדני טייל בספרד ואני הייתי צריכה לצאת עם הכלבה שלנו פעמיים ביום, זה הפתיע אותי מחדש כמעט בכל ערב. הפעם פשוט הוספתי את הטיולים ביומן. גם ידעתי מראש מתי עלי להזיז את הזמן של הטיול, ובעיקר איפשרתי לשתינו יותר נחת.
שוב שכחת לאכול צהריים? גם את מגיעה מורעבת לחלק השני של היום? אז סגרתי לי ביומן זמן בין 12:30 ל14:00, שעה וחצי, שיספיקו לבישול (ואם צריך לקפוץ לסופר להצטיידות מצרכים) ואכילה. עכשיו זה מופיע לי בכל יום בצהריים ואם יש לי פגישה שדורסת את זה, אני אחשוב מתי אני אוכלת והאם לבטל או להזיז אותה.
אותו הדבר עם נסיעות – למה לא לרשום את הנסיעות שלנו ביומן? אני מעדיפה להתמודד עם יומן עמוס למראה, אבל כזה שמבהיר לי טוב מאד כמה זמן פנוי באמת יש לי.
אז הטיפ שלי הוא לכתוב את הדברים שאנחנו לוקחות כמובן מאליהם. על כך בהמשך. ונתחיל בשאלה:
יומן נייר או יומן ממוחשב? (והיתרונות של יומן גוגל)
הפוסט הזה נולד למעשה, כששיתפתי במגזין שלי את הפלנרים החודשיים של קריניטי, אותם מילאתי כמה חודשים מראש כדי לעשות לי סדר.
במשך שנים העדפתי יומני נייר. אני מתה על מוצרי נייר ומבינה את המשיכה אליהם, אבל לא באמת צריך להרחיב על היתרונות של יומן ממוחשב, נכון?
אציין כמה כלים שחשובים לי: ההתראות, הסנכרון עם וייז, האפשרות לשתף אחרים ולשתף לינקים (לגוגל מיט או זום) והקלות שבשכפול אירועים קבועים.
בשנים האחרונות אני עובדת עם קלנדלי לקביעת פגישות יעוץ ועוד. כדי שהוא יפעל בצורה מיטבית, עלי להגדיר במדויק את הזמן הפנוי ביומן שלי (או להגדיר בקלנדלי). מעבר להיותו כלי מעולה, החפיפה הזו אילצה אותי לדעת באילו שעות אני באמת זמינה. (נוסף על הנטיה לחשוב שדברים לוקחים פחות זמן ממה שהם באתמ, אנחנו גם חושבות שיש לנו יותר זמן ממה שיש לנו).
את היומיום שלי אני מנהלת ביומן הגוגל ומשתדלת לסנכרן בשביל הניראות את התכנון החודשי על נייר. הפריסה החודשית של גוגל לא ממש מאפשרת לראות את הפגישות ואת המגמות הגדולות (למשל חופשות ונסיעות, קורסים מתמשכים ועוד). את התנודות הגדולות של החודש לפעמים פשוט יותר לראות בשרטוט חודשי על נייר. פעם בכמה זמן אני מכינה לי כזה, ומעדכנת אותו פה ושם.
העדפות תצוגה ביומן גוגל: ראייה גמישה של הזמן
פרט קטן אך משמעותי הוא באיזו תצורה נראה את השבוע שלנו. רק יום אחד? שלושה? שבוע? חודש? זה עוזר לקפוץ בין תצוגה לתצוגה כדי לראות מה מגיע.
אפשר לשנות תצוגה בשניה! עם קיצורי המקלדת – אותיות או מספרים. אצלי באותיות זה יחד עם כפתור Shift. באותיות, אלו יהיו
- D = Day תצוגה של יום בודד
- W= Week תצוגה של שבוע
- M = Month תצוגה של חודש ו.. ניחשת נכון
- Y = Year תצוגה של שנה.
- A = Agenda כלומר סדר יום כתוב בצורה לינארית, בשורות.
אבל הקטע השווה יותר הוא המספרים. לחיצה על המספרים במקלדת שלך מאחת ועד שש, תשנה את התצוגה באותו האופן – מיום ועד שנה, דרך סדר יום לינארי ועד העדפות אישיות (אצלי זה 5 ימים בשבוע). שכחת את הקיצורים? אפשר להקליק על סימן שאלה, ורשימת הקיצורים תיפתח. כן, אני יודעת. משנה חיים. כתבו לי תודה בתגובות!
רסיטל לשתי ידיים! קיצורי מקלדת
נתחיל בזה: אי אפשר לעבוד על מחשב בלי קיצורי מקלדת. נסו להתווכח איתי על זה ותפסידו. מבחינתי לעבוד רק עם העכבר זה כמו לקטוף קלמנטינות ביד אחת. לראות אנשים עושים "קופי פייסט" עם מקש ימני של עכבר גורם לשערותי לסמור. (איפה הייתי בלי Ctrl+C/V/X/P/S ועוד ועוד. מוכנה לכתוב על זה פוסט נפרד).
כדאי לזכור שתמיד יש היגיון מאחורי קיצורי המקלדת, אלו לרוב לא סתם אותיות (קופי, סייב, פיינד, פרינט…). שווה ללמוד את קיצורי המקלדת של כל תוכנה או אפליקציה שמשמשת אותך הרבה. אמנם נחסכות רק שניות אחדות, אבל זה תורם לעבודה מהירה הרבה יותר. יש מצב שהפוסט הזה יחסוך לכם שעות מהחיים (ויפנה לכם זמן לקרוא עוד פוסטים!).
לתכנן פגישות מדויקות - סדר היום במייל ותכנון נסיעות
אנשים ממש מאורגנים מביטים ביומן שלהם במוצאי שבת, מתכננים את השבוע, ועושים כך לפני כל יום.
אני לא.
ולכן אני מעדיפה לקבל את סדר היום שלי ישירות למייל בתור רשימה, כי את המייל אני פותחת יותר מאשר את היומן.
לפעמים אירועים של יום שלם מתפספסים לי כי הם מופיעים בראש היום במכווץ – אני שומרת כך ימי הולדת ואירועים מתמשכים ולפעמים לא שמה לב. ממש פשוט לשנות את זה ביומן גוגל!
הנה הסבר קצר בטנגו איך לסמן ביומן גוגל כך שנקבל סדר יום ישירות למייל שלנו. פשוט ויעיל!
הוספת נסיעות ליומן גוגל
גוזל זמן מספר אחת שלא מופיע ביומן הוא הנסיעות. או הפקקים בדרך לפגישות. זה בדיוק מה שגורם לנו לחשוב שהיומן שלנו פנוי כשהוא לא. זו היתה אחת הבעיות הגדולות בעבודה עם קלנדלי, כשאנשים קבעו איתי פגישות ייעוץ על מועדים שהיו פנויים ביומן אבל… אני הייתי תקועה בפקק.
לכן חשוב כל כך להוסיף נסיעות ליומן גוגל שלך. קטן וחשוב.
– כשמוסיפים כתובת מדויקת בפגישה, זה מיד מסתנכרן על הוייז ומופיע שם.
– בפגישות אני גם מצרפת מידע על מטרת הפגישה, מי איש הקשר, הוראות הגעה. אם יש הזמנות (למשל למופעים) אני מצרפת אותן תמיד ליומן.
הסבר קצר ופשוט בסרטון. אפשר לראות את זה צעד אחרי צעד בטנגו כאן, או בוידאו:
שימוש בצבעים ביומן גוגל
קוראים לי רונית, והיומן שלי מסודר לפי צבעים.
לעסק צבעים חמים: מצהוב דרך כתום, אדום וסגול.
לפרטי – קרים: ירוקים וכחולים.
האפור הוא לסטנד ביי – כשאני שומרת תאריך למשהו שעדיין לא סגור סופית.
בחיי, לא מבינה איך אין ורוד.
אז עדיין יש לי חורים רבים ביומן לעבודות שקופות – כמו כתיבת הפוסט הזה בבלוג, או יצירת תוכן או קפיצות לרואה החשבון שלי (שנדחות חודשים על גבי חודשים!) אבל ככל שאני מתקדמת אני פחות חוששת מיומן שנראה מפוצץ, כי ככה אני יודעת שהזמן שלי יותר מתוכנן והחיים שלי יותר נינוחים.
Re: ________ - חשיבות שורת הנושא במיילים
עברנו למייל – כלי שעדיין משמש את רוב התקשורת העסקית (ואולי זה ישתנה לגמרי בשנים הקרובות). אותם עקרונות שיעזרו לך להיות מאורגנת ומסודרת במייל רלוונטיים גם למקומות אחרים. והנושא הראשון הוא: הנושא!
מיילים בלי שורת נושא מחרפנים אותי. זה תמיד משאיר רושם רשלני, ובעיקר על חוסר הבנה של תקשורת בין אנשים ושימוש נכון במייל.
כמו רבים מכם, גם אני מקבלת עשרות מיילים ביום, ולרוב שורת הנושא היא הסיבה ללחוץ או לא ללחוץ על מייל נכנס. מעבר לכך, מיילים מסודרים מאפשרים לי למצוא את המייל בקלות, ובעיקר לדעת מה יש בהם.
איך ייתכן שלהודעות זבל תמיד יש נושא (לעתים אפילו מתחכם או מתוחכם),בעוד שלפניות אישיות, אלו שאמורות לתפוס את תשומת לבך – אין.
מיד עם תחילת העבודה עם לקוחות חדשים אני מבקשת מהם שיקפידו לכתוב נושא מדיוק ונפרד בכל מייל. זה בעיקר רלוונטי לטריק הבא (תגיות ומסננים).
וכן! אולי זה נראה לך "קטנוני" אבל תיאום תקשורת מיטבית עם לקוחות מיד על תחילת העבודה המשותפת צריך להגיע לרזולוציות כאלו.שווה לברר עם עצמך מה הכי נוח לך, מה יעזור לך לתת שירות מיטבי ללקוחות שלך (כלומר לעבוד ביעילות ומקצועיות) ולבקש את זה ממי שכותב לך.
תזמון מיילים: שליטה בזמן התקשורת ופולו אפ
אחרי יותר מדי שנים, גוגל הוציאו אפשרות לתזמן מיילים ולשלוח אותם כשנוח לנו. האפשרות הזאת קיימת כבר בווצאפ אבל רק דרך אפליקציות חיצוניות. כך נתזמן שליחה של מייל:
שני יתרונות אדירים של תזמון מייל לעסק שלך:
- לקוח שלח מייל מחוץ לשעות העבודה? אפשר לענות מחוץ לשעות העבודה ולתזמן כך שיישלח בשעות העבודה. במקום לחרוק שיניים ולנסות להתאפק – אפשר לענות כשהמייל מגיע, אבל לתזמן אותו לשעות העבודה שלך. למשל ליום ראשון בשמונה ושש דקות (אני תמיד מעדיפה לבחור זמן לא עגול כי זה נראה אותנטי יותר. ולשלוח מענה להודעה שנתקבלה במוצאי שבת על הבוקר ביום ראשון עושה את העבודה). כשאת עונה למיילים מחוץ לשעות העבודה את מסמנת ללקוחות שלך לחצות את הגבולות. הפיצ'ר הזה הוא הצלה טוטלית בגבולות של שעות עבודה.
- לעשות פולו אפ להצעות. אני לא מקבלת "עכשיו לא" כתשובה. אם מישהו עונה לי להצעת עבודה "אולי מאוחר יותר" אני לא מוותרת. אני מחזירה שאלה: מתי יתאים לכם? או אפילו שאלה נהדרת כמו: "האם תרצי שאחזור אליך ברבעון הבא?" . התשובה כמעט תמיד כן! ואני מיד מתזמנת מייל לעוד 3 חודשים. לא תאמינו כמה הרצאות סגרתי כך, כשלפתע הופיעה בתיבת המייל שלי תשובה להצעת פולו-אפ שאפילו לא זכרתי ששלחתי. אל תחששו לתזמן מיילים לחודשים קדימה. זו גם דרך נהדרת להזכיר לעצמי דברים.
תגיות ואוטומציות: ארגון וייעול תיבת הדואר
כלי ששימש אותי בעיקר כמעצבת פנים, שמותקפת חדשות לבקרים במיילים ארוכים מלקוחות הוא התגיות. בכלל, בג'ימייל יש המון אפשרויות לתכנן פעולות אוטומטיות למיילים שנכנסים או יוצאים. הכל תחת "פילטרים" (הגדרות>פילטרים) אחת השימושיות היא התגיות:
תיבת המייל שלי מסודרת לפי נושאים עם תגיות בצבעים שונים לכל עניין: מרואה החשבון דרך ועד הבית (אל תשאלו) הילדים, האתר וכשעבדתי בעיצוב פנים – כל לקוח קיבל תגית. לחיצה על התגית מאפשרת לך לראות את כל המיילים בקטגוריה.
אפשר להחיל המון כללים על המיון (לפי נושא, מכותבים, מילים וכולי). כשעבדתי עם מעצבות נוספות במשרד, מספיק שהן כתבו בנושא של כל מייל "ארונות חדר שינה מוטי ואילנית" והופ! המייל קיבל אוטומטית את התגית "מוטי ואילנית".
כחלק מהפקודות האוטומטיות אפשר גם לבקש לשלוח תשובה מוכנה מראש, בסעיף הבא.
ההסבר לאיך לעשות את זה בוידאו וגם צעד אחרי צעד בטנגו כאן:
תבניות מוכנות מראש (טמפלייטים): חיסכון בזמן ועקביות בתקשורת
הכלי השני הפופולרי אצלי הוא הטמפלייטים המוכנים. למעשה, אני משתמשת בתשובות מוכנות מראש גם באינסטגרם וגם בווצאפ, ובכל אפליקציה שמאפשרת את זה. (בדקו את האפליקציה Boards)
בכל עסק תמיד יש פניות שחוזרות על עצמן, עם תשובות שחוזרות על עצמן, למשל:
- מידע על קורסים
- מידע על פגישות ייעוץ
- תודה למישהו שמספר משהו מרגש
- סירוב מנומס (במקום להתפתל בכל פעם מחדש פשוט תשמרו!).
- יהיו גם מיילים זהים שתרצו להוציא בכמות גדולה, עם שינוי עדין פה ושם.
יש לי המוני טמפלייטים, אחדים משמשים אותי שנים ואחרים נוצרים ונמחקים לצורך מסויים.
אחרי שתתחילו לעבוד עם אוטומציה של מיילים ותגובות, תוכלו גם לבקש מג'ימייל לשלוח בתור מענה לתנאים מסוימים טמפלייט קבוע. למשל מייל עם המילים "שתפ" בתוכו יכול אוטומטית לקבל כתשובה את הטמפלייט "לא תודה לשתפ" (חלום, הא?). או כל מייל שמכיל בקשה להצעת מחיר יכול לקבל טמפלייט שאומר קיבלתי את הבקשה שלך, תודה, אהיה בקשר בימים הקרובים.
ככה נכין טמפלייטים של תשובות קבועות ונשמור אותן:
בונוס - להאכיל אותם בכפית: לינק לווצאפ
אם הגעת עד לכאן מגיע לך בונוס! לאחרונה נדהמתי לגלות שלא כולן מכירות את הטריק הזה. כשלקוחות פונים אליך בצ'ט באינסטגרם או בפייסבוק, סיפרה לי בוגרת של הקורס שלי, היא היתה מפנה אותם לכתוב לה מייל והם… היו נעלמים!
ברור, אמרתי לה. מי יטרח לשלוח לך מייל? לא כולם מול המייל כל היום, פשוט תני להם לינק לווצאפ שלך. יש אינסוף מחוללי לינקים לווצאפ. אפשר גם בווצאפ ביזנס לייצר לינק כזה. כל חיפוש פשוט בגוגל יביא אותך לעשרות בוטים שיעשו את זה בשבילך.
בגדול מכניסים את המספר שלך ואפשר גם להוסיף טקסט שזה כותב. באתר שלי ממש כאן, מצד שמאל יש כפתור כזה (שמגיע למנהלת המשרד שלי, רונית).
אני בטוחה שגם לך יש עוד הצעות, פיצוחים ותרגילים משלך לניהול היומן והמייל שלך וממש אשמח לשמוע עליהם בתגובות -כך הפוסט הזה ימשיך להיות מאגר טיפים הולך וגדל.
רוצה להיפגש ולדבר על משהו? הנה לינק ליומן שלי.
לסיום, אני ממליצה להשקיע כמה דקות בללמוד את התוכנות הפופולריות בחיים שלנו. לחטט קצת בהגדרות ובהעדפות. זה דרך כלל הופך להרגיל ושווה את ההשקעה.
ככל שאני מתקדמת אני פחות חוששת מיומן שנראה מפוצץ, כי ככה אני יודעת שהזמן שלי יותר מתוכנן והחיים שלי יותר נינוחים. אם יש טיפים וטריקים לשימוש יעיל במייל או ביומן גוגל – אשמח לשמוע ממך בתגובות וללמוד עוד!
לפוסט הזה יש 54 תגובות
הי, רונית, כיצד לגרום ליומן גוגל שיחזור על תאריך עברי [לצורך אזכרות] בכל שנה,כמו שעושה בתאריך לועזי בסימון וי [בחזרה] כל שנה.
. אני אוסיף את זה בעתיד. האמת שיש הסבר קצר לזה בגוגל, זה פשוט בהגדרות
הי, כיצד לגרום ליומן גוגל שיחזור על תאריך עברי [לצורך אזכרות] בכל שנה,כמו שעושה בתאריך לועזי [בחזרה]
אני לא יודעת איך לגרום לו שיחזור על תאריך עברי, אבל אפשר להוסיף די בקלות יומן עברי ליומן גוגל. נדמה לי שיש על זה הערה בפוסט הזה. אולי גוגל ידע 🙂 בהצלחה
פוסט מעולה!
שאלה – באאוטלוק יש אפשרות ללבחור שני ימים לא סמוכים ולהציג אותם אחד ליד השני ולגרור אירועים מיום אחד לשני. האם יש אפשרות כזו גם ביומן גוגל?
ברור. אני עושה את זה כל הזמן ביומן גוגל, לרוב אני בתצוגה של 5 ימים
כשרשמתי לא סמוכים התכוונתי לדוגמא לשים שני ימים אחד ליד השני אבל יום אחד בחודש ינואר ויום אחד בחודש פברואר
אה, את זה לא ניסיתי אבל אם רוצים להעביר אירוע פשוט עורכים אותו וקובעים אותו מחדש
תודה על הטיפים. האם אפשר לסנכרן בין מכשירי סלולר רק יומני גוגל ולא את אנשי הקשר?
אין לי שמץ מושג רפי.. מצטערת שלא יכולה לעזור
יופי של טיפים תודה רבה.
יש לך מושג למה אצלי ביומן כשאני בוחרת מסלול בגוגל מפס, אין לחצן של "הוסף ליומן" אלא רק "פרטים"? כי זה הטיפ הכי שימושי לי (בחלק מהשאר אני משתמשת ותיקה) וזה מבאס שלא עובד…
מוזר, לא יודעת! בדקתי אצלי וכן מופיע. אולי זה משהו שצריך לעדכן את הגרסה שלו או את האפשרות במפות עצמן או במייל עצמו? הייתי שואלת את גוגל, הוא תמיד יודע לענות
פוסט נהדר ושימושי. תודה רבה על ההשקעה!
תודה רבה נועה, נהניתי ממש
הי רונית ! תודה רבה !
לא הכרתי את ההגדרות הנוסות לליבלינג !
רציתי לשאול איך אני מייצרת מקרא צבעים – מה מסמן אצלי כל צבע. כי לפעמים אני שוכחת 🙂
תודה ואחרי חגים שמחים
תודה אילת.
הלייבלים זה באמת שימושי מאוד.
לגבי הצבעים אני פשוט זוכרת.
זה התחיל מזה שהפרדתי צבע של הרצאה מפגישה פיזית וזום – סגול אדום כתום.
אז הבנתי שאני אינטואיטיבית עובדת עם צבעים חמים לעסק וקרים לחיים הפרטיים (כאילו כי היומן הוא בראש ובראשונה לעסק ורק אז לחיים הפרטיים אולי?) ולכן שמרתי על זה.
זה עדיין קצת מתגמש וזז, וקשה לזכור המון צבעים.
אבל אם תבחרי לך הפרדה חשובה (מה חשוב לך – למשל מיקום של פגישה, או ההקשר שלה) ותזכרי 3-4 צבעים, את תראי שאחרי כמה זמן זה יישלף לך טבעי.
אני ממש מקפידה על זה כי זה עוזר לי ואיך שאני קובעת פגישה אני נותנת לה את הצבע הנכון.
למשל אחד החשובים לי זה הסטנד-ביי – כשאני שומרת תאריכים להרצאות ואירועים שעדיין אל סגורים סופית – אני יודעת שכל מה שמסומן לי ביומן באפור הוא לא סופי, ואם אני רואה כזה אני בודקת מה הסטטוס שלו.
בהצלחה!
הי הי מקוה שנהנית ! משום מה נתקלתי רק עכשיו אבל נהניתי כרגיל מהמגזין !
אפילו שמכירה היטב את הטריקים כי באה מהעולם הטכנולוגי נהניתי מההנגשה שלך. בואי אלינו לעולם ה UX !
ולענינינו הנה עוד שלושה טיפים שעוזרים לי לנהל את הלוז בקלנדר של גוגל:
1. בהגדרות (Settings ) יש אפשרות לציין מתי את עובדת מאיפה (בית / משרד / קפה / צפון/ דרום ווטאבר), זה עוזר לסדר את הראש, ואם את בצוות אז בכלל. זה מופיע כחלק מהקלנדר שלך וככה הם יכולים לראות אם כדי לפגוש אותך בזום או פיזית
2. יומן משותף. משמאל ב My calendar אפשר לפתוח יומנים שיתופיים. למשל עם שותפים/ צוות/ משפחה. עם אפשרות לחלוק פגישות משותפות ביומן כזה (המסומן בצבע אחר) . אפשר גם לראות חגים (לא רק יהודיים) כול מיני.
3. בהקשר ליומן המשותף וגם בכלל – זכרו שלכל פגישה אפשרות לבחור לסמן את עצמי שם כפנויה או עסוקה (נניח: אני צריכה לדעת שהבת שלי באימון שחיה ושזה יופיע לי, אבל מעשית אני פנויה לפגישה באותה עת).
זהו. אם לא יעזור לא יזיק לדעת.
שתהיה שנה טובה וחג סוכות שמח
תודה דנית!
האמת שאני מכירה את שלושת הפונקציות האלו ומשתמשת בהן, הן די בסיסיות. )עסוק פנוי זה חובה לסנכרון שלי עם קלנדלי( אבל לא יכולתי לפרט הכל בפוסט שגם ככה ארוך.
אולי נעשה לו המשך…
וכן, יכולתי בכיף להיות אשת יו איקס. תודה רבה על ההצעה ועל הפירוט, אני בטוחה שזה ישמש קוראות אחרות.
רונית
אלופה את רונית!! <3 אחלה פוסט שבעולם 🙂
איך שמת את ה"מקרא מפה" של הצבעים ביומן? זה נמצא איפשהו או שעשית את זה לשם הצילום מסך?
אני מוצאת את עצמי לא זוכרת איזה צבעים הגדרתי לסוגים שונים של פגישות ואז הכל מתבלגן לי.
אגב, יש ורוד! .
תודה אנה!
אכן עשיתי את זה בשביל הצילום. את הצבעים של הפגישות עבודה אני פשוט זוכרת, וגם עדיתי היגיון מה"כבד" אל הקל בגוונים.
את האישיות לא תמיד אבל זה פחות משנה אם זה ירוק בהיר או כהה וכאלה.
תודה רבה על הטיפים! רצתי ליישם ושלחתי ברכה (בשבת) ללקוח בכוונה לתזמן למחר בבוקר ובהרגל לחצתי send. אופס 😉
למדתי למייל הבא.
שנה טובה ומתוקה רונית יקרה. את והטיפים שלך פשוט פרייסלס!
חחח תאמיני לי את תתרגלי לזה, זה יהיה הסנד החדש שלך. שנה טובה רעות!
תודה על הפוסט, כיך לקרוא.
לי יש שלושה חשבונות ג'ימייל וחשבון אאוטלוק אחד (אל תשאלי, סיפור ארוך…) וחשוב לי ממש לסנכרן את כולם למקום אחד כי כל אחד מהם מחזיק מיילים בנושאים אחרים (שזה מובן מאליו) אבל הסיוט הוא שבכל אחד מהם יש יומן, ומסתבר שאני רק אחת.
את הג'ימיילים זו לא בעיה לסנכרן יחד, אבל מה לעשות שגוגל לא ממש חברים של מיקרוסופט, או להיפך, ולא הצלחתי לייצר מצב שכל היומנים יחד בקלנדר אחד במחשב.
המקום היחיד שבו אני רואה הכל יחד זה בטלפון, מצאתי אחרי חיפשוים רבים אפליקציה אחת שעובדת טוב, onecalendar.
אני בטוחה שיש עוד כאלו שיש להן בעיות כמו שלי (כי מי מאיתנו לא מנהלת חיים כפולים/משולשים/מרובעים) אז אם עזרתי למישהי (או מישהו) – מה טוב. שנה טובה!
מרבה יומנים מרבה דאגה? 😉 שנה טובה
וואי, התזמון שליחת מייל זה אדיר. חייבת לנסות בתור אחת שיש לה בעיה עם דחיית סיפוקים, ואחר מתחרטת ששלחתי ללקוח הודעה ב22:00 ביום שישי.
וגם להוסיף תזמון לנסיעות. פשוט גאוני…
לא הבנתי איך הצבעים עובדים, אבל בהחלט הולכת לנסות.
תודה תודה תודה ❤️
משנה חיים מש. והצבעים זה פשוט מאוד, בכל פגישה יש אפשרות לבחור לה צבע. תהני מהסידורים החדשים!! שנה טובה ומוצלחת דנה
תודה על פוסט מעולה רונית
בשמחה! שנה טובה ליאת
איך לא ידעתי שיש טמפלטים במייל?!?! 😣
תודה על פוסט בלוג מדהים!
כדי להפחית עומס בנראות בקלינדר, אני משתמשת בכמה יומנים ואז יכולה להוריד את הסימון של אותו יומן בצד אם אני רוצה. בתוך כל יומן אפשר גם לשנות צבעים ואז נשאר פס בצד ימין עם צבע היומן ושאר הבלוק צבוע בצבע שבחרתי.
ככה למשל אני יודעת שכל מה שצבוע בבורדו זה טיפולים פרטיים, ובתוך זה, יכולה למיין בצבע את המטופלים שחוזרים על עצמם באותו שבוע.
איך אני שמחה שיותר אנשים מכירים את זה עכשיו!
ולגבי היומנים השונים, זה לא מפריע לך לראות את בך כל הזמן שלך?
למרות העומס, אני מעדיפה לדעת מה יש לי בו יום ולא ללגוש.
וואוו וואוו וואוו!
כמה טיפים מועילים!! עפתי במיוחד על התזמון פולואו-אפים, דחוף רצה ליישם.
תודה רבה רונית, מפתיעה כל פעם מחדש.
חג שמח ושנה נפלאה.
חחח מעולה! ספרי מה קורה בשעות בפולו אפ האוטומטי!! שנה טובה
עוד כמה טריקים ודרכי ניהול
1. אצלי מופרדים המייל האישי והמקצועי (שניהם בגוגל) אז בכל יומן עשיתי subscribe גם ליומן השני – זה משייך צבע שונה לכל יומן אבל מראה אותם באותו מסך
2. בכל אפליקציה של גוגל ניתן לפתוח sidebar ובו לראות חלון מצומצם של אפליקציה אחרת. אצלי פתוח לצד המייל ולוח השנה גם הtask/to do list וזה סופר נוח להוסיף ולעקוב אחר משימות ככה
3. קיצור מקלדת – כדי לקבוע פגישה, לא חייבים ללחוץ על השעה המדויקת, אפשר לכתוב בראש אותו יום את שעת הפגישה ושם הפגישה וזה מכניס אותה לזמן המתאים אוטומטית
4. כוכביות במייל – יש יותר מצבע אחד של כוכבית! אם לוחצים כמה פעמים על הכוכב, זה משנה את הצבע. עוזר לי למצוא מהר מיילים חשובים בנושא ספציפי.
נהדר!
את ארבע אני מכירה וכמובן משתמשת. צבעים שונים של כוכבים.
את שלוש לא ידעתי ואני אנסה מיד! תהיו רונה!
אחלה פוסט.
יש אפשרות לתזמן הודעות בווטסאפ, ממש אדיר. אפליקציה הנקראת SKEDit. היא מתזמנת דברים נוספים, אני משתמשת בה לווסטאפ.
ניסיתי פעם איזו אפליקציה לזה וזה לא ממש הלך. אבדוק גם את זאת!
יש עוד משהו ממש ממש מגניב בתוך הג'ימיל
סנוז. למשל קיבלתי חשבונית לתשלום לעוד חודש. אני עושה לי סנוז ליומיים לפני הדדליין לתשלום ואז המייל קופץ לי מחדש לתיבת דואר נכנס
אני ממיינת את התיבה הזו ככה שלמעלה מופיעים מה שלא נקרא ואז זה ממש מגיע לטופ יומיים לפני התשלום ומזכיר לי לשלם
כמובן שזה אפשרי עם כל מייל שתריך טיפול בהמשך ולא מייד
נכון!! אחלה דבר.
שנה טובה עינב! ❤️
יא, פתחת לי עולמות. ואני חשבתי שאני מבינה בגוגל. תודה!
איזה כיף ברוכה הבאה לעולמי
התכוונתי כמובן לפגישות בגוגל קלנדר, לא במייל.
אני צובעת אתהפגישות במייל בצבעים. את כל השיעורים עם התלמידים באפור, שיעור יוגה/פילאטיס או זמן שאני מקצה להתעמלות בבית – בצהוב, תזכורות שאסור שאפספס, כמו להכין תוי חניה דיגיטליים לאמהות של תלמידים – בכתום. אירועים ביומן שהם שגרתיים או סתמיים נשארים בצבע ברירת המחדל (כחול) ואירועים אד הוק שאני צריכה לשים אליהם לב, בצבע בולט רנדומלי. יש אירועים ביומן שלהם אני מוסיפה תזכורת יום או יותר קודם לכן, כדי שאתכונן אליהם נפשית או ארגונית.
ואגב, בימים או שעות שבהם שאני אחראית להוריד את מיילס, זה לגמרי נכנס לגוגל קלנדר שלי.
בדיוק. גם אני משתמשת בצבעים וכותבת דברים כמו כרמן. שנה טובה עדי אהובה
ישתבח שמך יא וולי מלכה! תודה רבה רבה רבה רבה רבה. הולכת ללמוד, לשנן, להבין, לבדוק, ליישם.
בינתיים, הוספתי למועדפים. עכשיו נשאר למצוא לזה זמן ביומן… :0)
תבורכי יא רוניתי!
ושנה טובה אהובה!
😂 😂 😂 שנה טובה ליאת
רונית את מרתקת לקריאה.
הינה קיצור מקלדת שאני מאוד אוהבת והרבה לא מכירים: alt+tab מחזיר אותך לחלון הקודם שהיית בו. אם תמשיכי ללחוץ על ה alt ותלחצי מספר פעמים על ה tab, תוכלי לחזור אחורה כמה חלונות וזה גם מראה לך אותם בקטן כשאת עוברת ביניהם.
שנה טובה ומתוקה
הלו שלי, הכי בסיסי אלט טאה. זה פשוט לא בגוגל, זה כללי במחשב. ונכון, אני בטוחה שהמון אנשים לא מכירים את זה, אבל אני?? פחחחח ברור. שנה טובה שלי, ודש לרן
ואף מילה על הכרטיסיות שמסודרות לפי צבעים? 😉
תודה על הפוסט ועל הכל <3
נכון, עשיתי על זה וידאו לפני שנים בפייסבוק שלי!
אחלה טיפים!
כיף לקרוא אותך
תודה רבה. ממש שמחה שזה התקבל בשמחה!!
וואו פוסט זהב! תודה
איזה פוסט מעולה ומדויק. למדתי דברים חדשים, נהנתי מהסדר והארגון – את נהדרת 🙂
תודה סיגל!! תהני מהשימוש בעתיד